Arbeitszeit und Überstunden erfassen bei Gleitzeit?

[Lerby]

Hallo!

Ich leite ein kleines Unternehmen hier in Deutschland und meine Mitarbeiter und ich arbeiten alle sehr hart und darum sind wir auch jetzt in dieser schwierigen Zeit immer noch ganz gut unterwegs. Hauptsächlich haben wir kleinere und manchmal auch größere Projekte zu entwickeln.
Vor allem seit die Corona-Pandemie unseren Alltag bestimmt und so viel Einfluss darauf hat, habe ich mich mit meinem Team abgesprochen und wir waren sehr lange im Homeoffice. Auch jetzt zurzeit biete ich die Möglichkeit für Homeoffice an, gerade für die Eltern, wenn ja jetzt wieder dann die Schule startet.
Zudem lasse ich sie auch Gleitzeit arbeiten, d.h. sie haben mehr Flexibilität mit der Arbeit, wann sie bspw. beginnen und Feierabend machen. Doch da jetzt manche im Homeoffice sind und manche nicht und das sich oftmals wechselt, verliere ich langsam den Überblick, wann wer arbeitet. Bis jetzt tragen wir alles in einen Kalender ein, doch da sind den Mitarbeitern auch schon Fehler unterlaufen. Vor allem Überstunden und abgearbeitete Überstunden und der Zeitausgleich dieser sind nicht übersichtlich. Gerade für die Buchhaltung ist es da dann auch schwer nachvollziehen, wer wann wie viel im Monat gearbeitet hat, da wir auch Mitarbeiter auf Stunden-Basis bezahlen.

Hat da jemand eine mögliche Lösung, wie ich das in den Griff bekommen kann? Immerhin ist es meine Verantwortung den Mitarbeitern da was zu bieten. Wie löst ihr das bei euch in der Firma? Habt ihr da ein Tool dafür?

 

[Leland_Gaunt]

Hey,

Corona und der Lockdown haben viele Unternehmen in Schwierigkeiten getrieben, aber ich finde es gut, dass es bei einigen doch mit dem Homeoffice und auch Kurzarbeit geklappt hat. Klar, für eine Familie sind Löhne und Gehälter durch Kurzarbeit nicht gerade hilfreich, um über die Runden zu kommen, aber immerhin haben diese nicht ihren Job verloren, wie z. B. viele andere in unserer Gesellschaft. Die Jobsuche gestaltet sich zurzeit ja auch schwierig, da viele Unternehmen einfach nicht mehr die finanziellen Kapazitäten haben, um neue Mitarbeiter einzustellen.

Ich habe auch gute 3 Monate im Homeoffice gearbeitet gehabt, und bei uns lief das mit dem Arbeitszeiten und der Erfassung dieser ganz gut. Bei uns ist es auch okay, wenn jemand mal später beginnt zu arbeiten oder mal früher aufhört, solange man alles in unser Tool für die Arbeitszeiterfassung einträgt. Aber ich z. B. gebe da auch meiner Vorgesetzten Bescheid, wenn es dann mehr als eine halbe Stunde ist. Kann ja sein, dass für diesen Tag eine Besprechung oder so geplant ist.

Da wir schon recht viele Mitarbeiter sind, ist so ein Tool sehr wichtig für uns. Da trägt man z. B. auch unseren geplanten Urlaub ein und sieht so, wann wer beispielsweise schon Urlaub genommen hat. Es kann ja auch nicht jemand weg, wenn in einem best. Zeitraum schon 10 andere weg sind, jetzt mal beispielhaft. Mit so einem Tool hat man auch einen guten Überblick. Vor Corona lief unser Geschäft ganz gut und wir wurden sogar darum gebeten, ein paar Überstunden zu machen. Diese konnten wir dann auch einfach in das Tool eintragen. Die Buchhaltung hat darauf auch Zugriff, sodass sie dann genau nachverfolgen konnten, wer wie viele Überstunden gemacht hat, was ja wichtig war für die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung.
Wir nutzen dazu das Tool TimeTrack: https://www.timetrackapp.com/
Vorteil dieses Tools: Wir können in diesem Tool auch unsere Projekte planen und Budgets für diese festlegen. So haben wir auch zu jeder Zeit Überblick über die einzelnen Aufgaben des Teams für die Projekte sowie die Einhaltung des Projektbudgets. Weiters gibt es dieses Tool auch als App, sodass die Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf das Tool haben, da sie es am Smartphone nutzen können.

Vielleicht wäre das ja auch was für euch?